Vertrag zur Auftragsverarbeitung

nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) · Stand Oktober 2026

Vertragsparteien

Verantwortlicher („Shop“): der Betrieb, der DetailBook nutzt und diesen Vertrag im Dashboard abschließt.
Auftragsverarbeiter („DetailBook“): Alexander Johae (DetailBook), Am Kirchenfeld 17, 42327 Wuppertal, Deutschland, kontakt@detailbook.de.

1. Gegenstand und Dauer

DetailBook stellt dem Shop eine Website mit Online-Buchung und ein Dashboard zur Terminverwaltung bereit (Software as a Service). Dabei verarbeitet DetailBook personenbezogene Daten der Kunden des Shops im Auftrag des Shops. Der Vertrag gilt, solange der Shop DetailBook nutzt, und endet mit der Löschung seines Kontos.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

• Entgegennahme und Speicherung von Buchungen und Preisanfragen über die Seite des Shops
• Vom Shop selbst eingetragene Termine
• Versand von E-Mails im Namen des Shops (Bestätigungen, Angebote, Erinnerungen, Statusmeldungen, Bewertungsanfragen)
• Anzeige der Daten im Dashboard, Kalender und in Benachrichtigungen an den Shop
• Speicherung von Fotos (Preisanfragen, Übergabeprotokoll)
• Wenn der Shop Online-Zahlung nutzt: Übermittlung von E-Mail-Adresse, Betrag, Leistung und Buchungsnummer an das Stripe-Konto des Shops sowie Erstattungen in seinem Namen. Stripe handelt dabei auf Grundlage des Vertrags zwischen Shop und Stripe, nicht als Unterauftragsverarbeiter von DetailBook.

3. Art der Daten und betroffene Personen

Betroffen sind die Kunden des Shops und, wenn der Shop sein Team anlegt, seine Mitarbeiter. Verarbeitet werden:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Fahrzeugdaten (Marke, Modell, Baujahr, Farbe, Kennzeichen, Fahrzeuggröße)
• Termin, gebuchte Leistungen, Preise, Anmerkungen und interne Notizen des Shops
• Adresse bei Terminen beim Kunden vor Ort
• Fotos des Fahrzeugs, die der Kunde oder der Shop hochlädt
• IP-Adresse beim Aufruf und bei der Buchung (Missbrauchsschutz)
• Zahlungsstatus, Beträge und Erstattungen bei Online-Zahlungen (keine Karten- oder Kontodaten)
• Bei Mitarbeitern: Name, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, zugeteilte Termine und wer welchen Status gesetzt hat; mit eigenem Zugang zusätzlich E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash) und Geräte für Benachrichtigungen

4. Pflichten von DetailBook

• DetailBook verarbeitet die Daten nur nach dokumentierter Weisung des Shops. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag und der Nutzung des Dashboards. Hält DetailBook eine Weisung für rechtswidrig, informiert DetailBook den Shop unverzüglich.
• Alle Personen mit Zugriff auf die Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
• DetailBook trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Abschnitt 6 (Art. 32 DSGVO).
• DetailBook unterstützt den Shop bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung usw.) und bei den Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO.
• Der Shop kann die Daten eines Kunden jederzeit im Dashboard löschen. Spätestens drei Jahre nach dem Termin entfernt DetailBook Name, Kontaktdaten, Kennzeichen, Notizen, Fotos und Übergabeprotokoll automatisch; Datum, Leistung und Preis bleiben ohne Personenbezug für die Statistik des Shops. Fotos zu nicht abgeschickten Preisanfragen werden nach spätestens zwei Tagen gelöscht.
• Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet DetailBook dem Shop unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden.
• Nach Vertragsende, also mit der Löschung des Kontos, löscht DetailBook sofort alle Daten des Shops einschließlich aller Fotos, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Vorher kann der Shop seine Daten über das Dashboard einsehen.
• DetailBook stellt dem Shop alle Informationen zum Nachweis dieser Pflichten zur Verfügung und ermöglicht Überprüfungen nach vorheriger Abstimmung.

5. Unterauftragsverarbeiter

Der Shop genehmigt den Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter:

Über geplante Änderungen informiert DetailBook den Shop vorab per E-Mail. Der Shop kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb von 14 Tagen widersprechen; ist eine Einigung nicht möglich, kann er den Vertrag kündigen. DetailBook verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein gleichwertiges Schutzniveau. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur mit geeigneten Garantien (Art. 44 ff. DSGVO), insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) für alle Verbindungen; Datenbank und Speicher verschlüsselt im Ruhezustand
• Datenbank- und Dateispeicher in Rechenzentren in der EU (Frankfurt)
• Zugriff auf Kundendaten nur über das passwortgeschützte Konto des Shops; Passwörter werden nur als Hash gespeichert
• Kein direkter Zugriff auf die Datenbank über öffentliche Schnittstellen (Row Level Security)
• Schutz vor Missbrauch durch Begrenzung von Anfragen, Prüfung von Herkunft und Eingaben
• Regelmäßige Sicherungen durch den Datenbankanbieter
• Protokollierung ohne Inhalte von Kundendaten, soweit möglich
• Zugriff durch DetailBook selbst nur, soweit für Betrieb, Fehlerbehebung oder Support erforderlich

7. Pflichten des Shops

Der Shop ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere dafür, seine Kunden in einer eigenen Datenschutzerklärung zu informieren und – soweit erforderlich – Einwilligungen einzuholen (z. B. für Bewertungsanfragen). Er informiert DetailBook unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten feststellt.

8. Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von DetailBook. Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Bei Widersprüchen zu den AGB geht dieser Vertrag vor.

Der Vertrag wird abgeschlossen, indem der Shop im Dashboard unter Einstellungen → Rechtliches auf „AVV abschließen“ klickt. DetailBook speichert Datum und Uhrzeit des Abschlusses.